Những điều cần biết để viết mail chuyên nghiệp hơn

Trong thời đại ngày nay, chúng ta nên biết cách viết thư một cách chuyên nghiệp – từ chọn loại thư đến chọn cấu trúc thư phù hợp với hoàn cảnh. Dưới đây là những cách thức cơ bản mà bạn cần biết để viết một bức thư trang trọng, đi kèm với các ví dụ minh họa chi tiết.

CHỌN LOẠI THƯ PHÙ HỢP

Thực chất không có quy chuẩn nhất định nào về loại thư cho từng hoàn cảnh riêng biệt. Việc bạn chọn cách trình bày như thế nào phụ thuộc vào đối tượng bạn muốn gửi thư đến.

Nếu gửi thư cho bạn bè, người thân thì chúng ta hoàn toàn có thể viết một cách thoải mái, tuỳ ý. Tuy nhiên, khi viết thư công việc hoặc gửi thư cho người lạ, chúng ta nên chọn các loại thư chuyên nghiệp như:

• Cover letter (Thư xin việc)
• Value proposition letter (thư cam kết giá trị sản phẩm)
• Business memorandum letter (dạng biên bản tóm tắt công việc)
• Promotion letter (Thư đề bạt)
• Reference letter (Thư giới thiệu)
• Resignation letter (Thư xin thôi việc)
• Thank-you letter (Thư cảm ơn)

Trên đây chỉ là một vài loại thư để phục vụ cho công việc mà bạn cần biết. Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu các bước trình bày một bức thư chuyên nghiệp.

CÁCH VIẾT MỘT BỨC THƯ TRANG TRỌNG CHO CÔNG VIỆC

Bước 1: Mở đầu một bức thư trang trọng

Ở Việt Nam, chúng ta thường mở đầu bức thư trang trọng với “Dear Mr./Ms./Mrs. ABC,” xuống dòng và bắt đầu nội dung thư.

Tuy nhiên ở nước ngoài, đặc biệt là châu Mỹ, châu Âu, một bức thư trang trọng thường bắt đầu với tên và địa chỉ người gửi (sender). Một số công ty có mẫu thư riêng, với phần đầu thư (letterhead) bao gồm thông tin liên hệ và logo của công ty.

Ví dụ: Brenda Houser

321 Hyacinth Lane

Culver City, CA 90230

Trong một bức thư trang trọng, phần đi liền sau tên và địa chỉ là ngày-tháng-năm.

Ví dụ: December 1, 2017

12 January 2018

Sau ngày tháng, bạn cần “enter” 2 lần để viết tên và địa chỉ của người nhận (recipient/receiver).

Ví dụ: Business Corporation

555 Industry Street

San Francisco, CA 94104

Bước 2: Bắt đầu vào nội dung thư một cách trang trọng

Bạn hãy để trống một dòng sau phần địa chỉ người nhận để phân biệt phần thân bức thư với phần mở đầu.

Phần nội dung của một bức thư trang trọng luôn bắt đầu với “Dear Mr./Ms./Mrs. (tên người nhận),”. Nếu người nhận là một người bạn không biết rõ tên hoặc một bộ phận của công ty, bạn có thể viết chức danh (job tittle) hoặc tên bộ phận (department).

Ví dụ: Dear Manager,

Dear Human Resources Department,

Phương án cuối cùng, trong một vài trường hợp khi bạn gửi thư đến nhiều người hoặc không xác định được thân phận của người nhận, bạn có thể sử dụng cụm “To whom it may concern”. Đừng quên thêm dấu “phẩy” sau mỗi lời chào.

Bước 3: Nội dung cần có của một bức thư trang trọng

Tuy nội dung thông tin của mỗi bức thư sẽ khác nhau tuỳ theo từng mục đích, nhưng vẫn có những nguyên tắc thiết yếu mà bạn cần chú ý:

• Hãy tập trung: Một bức thư công việc cần có mục đích rõ ràng (Viết để làm gì?).
• Có dẫn chứng/chứng thực: Tránh những lỗi dễ gây hiểu lầm .
• Không viết tắt, viết rút gọn: Viết ra từng từ đầy đủ.
• Hãy tế nhị: tránh viết ra những điều khiến bạn hối hận khi bức thư của bạn được truyền đến tay những người khác.

Mỗi quan điểm nên được trình bày trong một đoạn khác nhau. Hãy cố gắng viết gắn gọn, rõ ràng, đúng mục tiêu; tốt nhất là ngắn gọn trong 4 câu cho mỗi đoạn.

Bước 4: Kết thúc một bức thư trang trọng

Để trống một dòng giữa đoạn kết thúc của phần nội dung và đoạn chào kết thúc thư (complimentary closing).

Chào kết một cách lịch sự là cách thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận. Một trong những cách chào kết phổ biến nhất và an toàn nhất là “Sincerely,” xuống dòng, ký tên (signature). Viết họ tên đầy đủ của bạn ngay dưới chữ ký.

Ví dụ: Sincerely,

Signature

Theresa Grant

With sincere gratitude,

Signature

Dr. Malcolm J. Carl, Jr.

Trên đây là toàn bộ các bước để viết một bức thư trang trọng, chuyên nghiệp để phục vụ cho công việc, xin việc hay học tập.

Hãy nhớ rằng, khi gửi thư cho đối tác, bạn chịu trách nhiệm đại diện cho hình ảnh của công ty. Vì vậy, một bức thư trang trọng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và công ty, cũng như thể hiện sự tôn trọng của bạn với đối tác.

Nguồn: https://www.grammarly.com/blog/how-to-write-a-letter/

Dịch: Hanh Le